Можно ли подписывать кадровые документы электронной подписью. Кадровый электронный документооборот

Можно ли подписывать кадровые документы электронной подписью. Кадровый электронный документооборот

1. Действительна ли электронная подпись на кадровых документах? 2. Можно ли локальные нормативные акты (ЛНА) подписать без листа ознакомления просто список ЛНА и подпись на одном листе сотруднику? 3. Может ли сотрудник без трудового договора вести кадровое делопроизводство в компании?

Ответ

1. Когда речь идет о документах, с которыми необходимо ознакомить работников под роспись в силу требований законодательства, то для ознакомления документ необходимо будет распечатать и заверить уполномоченным лицом.

Объясняется это тем, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, имеет юридическую силу только в электронной форме ( )

Первичный учетный документ (в том числе кадровый) составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ( ).

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе ( ).

Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, кадровые первичные документы могут составляться в электронном виде, но для ознакомления из (также локальные акты) надо распечатать и заверить подпись руководителя.

3. Лицо, ведущее кадровое делопроизводство без трудового договора, не может называться сотрудником ( ). Лицо по ГПД вправе оказывать услуги по ведению кадрового делопроизводства. Но заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается ( ).

Электронные документы в кадровой службе

«Электронные документы помогают сдать отчетность и получить госуслугу, обменяться информацией внутри компании и взаимодействовать с гражданами и организациями. почему же кадровики не могут полностью перейти на электронный документооборот и что для этого нужно?

Электронные документы в кадровой службе чаще всего используют, когда необходимо:

1. Сдать отчетность в ПФР, ФСС России, Росстат.

ПРИМЕР

Страхователи, у которых в прошлом календарном году среднесписочная численность физических лиц, получающих выплаты и иные вознаграждения, превысила 25 человек, обязаны представлять отчеты по формам РСВ-1 и 4-ФСС в территориальные органы ПФР и ФСС России в электронной форме ( ст. 10, ч. , ст. 15 Закона № 212-ФЗ, ).

2. Взаимодействовать с госорганами и внебюджетными фондами, переписываться с ними.

ПРИМЕР

Любая сторона коллективного спора может подать электронное заявление в соответствующий госорган по урегулированию коллективных трудовых споров для уведомительной регистрации спора ( ).

3. Использовать электронные сервисы государственных органов и внебюджетных фондов.

4. Обмениваться письмами и др. документами внутри компании.

5. Переписываться с гражданами и организациями.

6. Оформлять и прекращать трудовые отношения с дистанционными работниками (ст. , , ТК РФ).

В то же время использовать электронные документы в кадровом документообороте проблематично. Связано это прежде всего с тем, что кадровые документы имеют длительные сроки хранения.

Большую часть документов по личному составу работодатель должен хранить 50 лет. При этом сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписывают электронные документы, действует не больше одного года.

Чтобы кадровые службы перешли на электронный документооборот, нужно:

  • изменить трудовое законодательство;
  • закрепить правила архивного хранения электронных документов в течение длительного срока;
  • утвердить стандарт (формат) электронного кадрового документа;
  • упростить порядок представления таких документов в качестве доказательств в контрольно-надзорные органы и суд.

В настоящее время кадровики с помощью электронных документов взаимодействуют с госорганами, ведут корпоративную переписку, если в компании приняты правила работы с этим видом документов.

ИСТОРИЯ ВОПРОСА

Переход на электронный документооборот во всех отраслях, между компаниями и госорганами, внутри компаний – приоритетная задача в работе с документами. Об этом говорится в:

  • Государственной программе РФ «Информационное общество (2011–2020 годы)» (утв. );
  • Стратегии развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014–2020 годы и на перспективу до 2025 года (утв. );
  • Стратегии инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года (утв. );
  • Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212);
  • Плане мероприятий (дорожной карте) по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке (утв. Правительством РФ 18.05.2015 № 2984п-П10);
  • Плане мероприятий (дорожной карте) «Совершенствование налогового администрирования» (утв. );

Электронными считаются документы как полученные (отправленные) по любому современному каналу связи, так и изначально созданные в электронном виде и хранящиеся на электронных носителях.

ПРИМЕР

Юридически значимое сообщение может быть направлено по электронной почте, посредством факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых в нем содержится. Ключевое условие – возможность достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

Например, на сайте хозяйственного общества размещается информация для его участников. Исключение – ситуации, оговоренные в законе или договоре, обычаи или практика, установившиеся во взаимоотношениях сторон ( ).

Обратите внимание: понятие электронного документа в гражданском законодательстве шире, чем в трудовом праве и бухгалтерских документах. В целях кадрового, управленческого, бухгалтерского и налогового учета ориентируйтесь на определение документа как носителя информации с необходимыми реквизитами.

Электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (п. 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Электронный документ должен иметь реквизиты, которые позволяют его идентифицировать. Основной реквизит – подпись составителя. Если составляется электронный документ – электронная подпись.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ

Электронная подпись – реквизит электронного документа. Цель электронной подписи – защитить документ от подделки. Она позволяет определить владельца подписи и то, что после подписания документа изменения в него не вносили.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию ( ).

Преимущества электронной подписи:

  • сокращает время оформления сделок и обмена документами;
  • упрощает и уменьшает стоимость подготовки, доставки, учета, хранения документов;
  • обеспечивает достоверность и конфиденциальность;
  • дает возможность организовать корпоративную систему обмена документами;
  • позволяет выстраивать взаимоотношения с контролирующими органами.

Технология изготовления электронной подписи обеспечивает полноценную защиту электронных документов, их целостность и неоспоримое авторство.

Подделка электронной подписи практически невозможна, т. к. при ее формировании используются специальные схемы криптосистем.

Чтобы получить электронную подпись обратитесь в удостоверяющий центр (УЦ). При этом универсальной подписи, которая подойдет для всех случаев, нет. Чтобы оформить электронные подписи сотрудникам компании:

1. Определите лиц, которые будут использовать в работе электронную подпись.

Это могут быть руководитель, его заместители, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, руководитель юридического департамента и т. д.

2. Установите область применения электронной подписи.

Например, таким образом будут заверять отчетность, письма в госорганы, заключенные договоры и т. д.

3. Зайдите на сайты ведомств, контрагентов и ознакомьтесь с перечнями УЦ, сертификаты которых они принимают.

4. Выберите подходящий УЦ и обратитесь туда, чтобы оформить электронные подписи.

Электронная подпись бывает трех видов ( ):

  • простая электронная подпись;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • усиленная квалифицированная электронная подпись.

ПРИМЕР

Электронный трудовой договор о дистанционной работе стороны должны подписать усиленными квалифицированными подписями. Такую же подпись дистанционный сотрудник должен использовать для ознакомления с документами работодателя: локальными нормативными актами, приказом о приеме на работу и др.

РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

При организации электронного документооборота главное – обеспечить информационную безопасность на рабочем месте сотрудника, у которого есть доступ к электронным документам и который использует в работе электронную подпись. Каждый сотрудник – владелец электронной подписи – обязан обеспечить ее конфиденциальность.

Руководитель организации должен приказом по основной деятельности назначить сотрудника, ответственного за автоматическое создание или автоматическую проверку электронной подписи в системе электронного документооборота компании (

В сфере кадрового учета в числе тех, кто входит в цифровую эпоху «на низкой скорости». На государственном уровне ведутся эксперименты, результаты которых должны лечь в основу будущих законопроектов в сфере кадрового ЭДО. Основная причина столь долгой раскачки – 100% вовлеченность в цифровизацию всех участников трудовых отношений. Но низкая скорость не означает, что процесс не идет. Продвинутые компании уже сейчас переводят множество кадровых операций в цифровой формат. Какие кадровые документы уже можно перевести в электронный вид, какие выгоды это несет? Подробности в нашей статье.

Государство экспериментирует с кадровым ЭДО

Электронный документооборот – неизбежное будущее. Флагманом ЭДО является бухотчетность в надзорные органы. По экспертным оценкам, около 90% документов в электронном виде являются именно документами бухгалтерской отчетности. К цифровизации кадрового учета государство подходит осторожно. Пока оно в поиске оптимальных решений, экспериментирует: один пилотный проект завершен, на подходе второй.

Первый пилотный проект по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере проходил с 23 марта по 1 октября 2018 года. В нем участвовали 11 крупнейших российских компаний, среди них «Российские железные дороги», «АвтоВаз», «Газпромбанк» и другие. Эксперимент показал следующие результаты: отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи, высокая стоимость 100-ного охвата сотрудников цифровыми подписями, риск потери данных по техническим причинам.

Ожидается, что второй федеральный пилотный проект по вопросу внедрения электронного кадрового документооборота стартует с 1 января 2020 года и продлится два года. В проекте будут участвовать, по предварительной информации, около 10 компаний. Они сами смогут выбрать, какие кадровые документы перевести в электронный вид (без дублирования на бумаге), какие использовать виды электронной подписи (ЭП), с одним условием, что для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора должна использоваться усиленная квалифицированная электронную подпись (УКЭП). Цель данного эксперимента – снять преграды, выявленные в ходе первого эксперимента. Еще одно важное условие – работники этих компаний должны «дать добро» на участие в эксперименте, согласие должно быть отражено в их трудовых договорах.

Трудовые книжки «в цифре»

Отдельной строкой в кадровом ЭДО идет цифровизация трудовой книжки. Глобальный эксперимент по переводу ее в электронный вид прописан в одобренном правительством нацпроекте «Цифровая экономика».

Возможно, что уже с 1 января 2020 года станет обязательной передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности работников. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой. А с 1 января 2021 года электронный формат трудовых книжек должен стать основным. По данным Минтруда нововведение коснется 58,7 млн человек и 4,7 млн юридических лиц.

В электронном документе будут содержаться следующие данные: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и его основании. Данные об образовании и наградах в электронный вид не переносятся.

Форма документа пока публично не представлена (по данным на сентябрь 2019 года), ее должен разработать Пенсионный фонд РФ и утвердить в Минтруде.

С 2021 года бумажные трудовые книжки планируют упразднить. Сотрудникам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

С 1 января 2020 года индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах.

Однако, возможен и другой сценарий развития событий. Дело в том, что Минтруд последнее время активно заявляет о сдвиге цифровизации трудовых книжек на один год. Есть вероятность, что до 29 октября 2019 года Минтруд внесет на утверждение законопроект с поправкой – в котором предлагается запуск электронного учета трудовой деятельности на базе ПФР начать не с 2020 года, а с 2021 года, при этом бумажные трудовые должны существовать параллельно с электронными еще несколько лет. Решение этого вопроса не за горами.

Преимущества кадрового ЭДО:

  • Сокращаются сроки подписания кадровых документов.
  • Появляется возможность бессрочной архивации документов.
  • Сокращается время на поиск документов.
  • Высвобождаются площади, занимаемые бумажными документами.
  • Сокращаются расходы на бумагу, печать.
  • Увеличивается скорость подготовки отчетности, повышается ее качество.

Какие кадровые документы уже сейчас можно перевести в цифровой формат

Несмотря на то, что старт массовой цифровизации кадрового ЭДО со стороны государства еще не дан, законодательство уже сейчас дает возможность использовать некоторые кадровые документы в электронном виде.

Какие кадровые документы уже сейчас можно оцифровать:

  • электронный больничный,
  • трудовой договор с дистанционным работником,
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам,
  • сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах.
  • другие документы, не требующие подписи работника.

Как можно усовершенствовать кадровый документооборот прямо сейчас? Оцифровать его на уровне компании, то есть создать систему внутреннего кадрового электронного документооборота. Используя сервис СБИС ЭДО , вы сами можете выдать сотруднику электронную подпись и использовать ее для подписания внутренних документов в компании. Даже обходной лист, который сотрудник заполняет при увольнении, в СБИС становится электронным.

Какие документы спросить у человека при приеме на работу, какие данные из них нужно занести в систему, какие документы и отчеты распечатать, а какие можно отправить в электронном виде – СБИС ЭДО подскажет, как все сделать правильно.

СБИС учтет рабочее время сотрудников, проконтролирует время прихода и ухода, составит график отпусков. Кроме того, с помощью сервиса можно серьезно повысить нематериальную мотивацию сотрудников – за счет поздравлений, проведения внутренних конкурсов и т.п.

Подробнее познакомиться с электронными подписями можно в нашем Магазине ЭЦП , здесь есть электронные подписи под любые задачи компании.

26 июля 2019 г. 12:22

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи" . Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

  • суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
  • допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

  • утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
  • ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
  • закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

  • регламент использования сотрудниками электронной почты;
  • сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
  • обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
  • пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

  • зоны ответственности и порядка работы УЦ;
  • правила использования ключей;
  • условия и средства формирования и проверки;
  • порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

  • порядок получения ключей ЭП;
  • где ее применять;
  • какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

  • это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
  • ее задача — однозначное определение подписанта;
  • есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
  • как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
  • организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.

На первый взгляд может показаться, что использование электронной подписи при оформлении и дальнейшем регулировании трудовых отношений должно существенно снизить трудозатраты работников кадровых служб. Однако так ли это на самом деле, и какие особенности надо учитывать специалистам, разъясняет эксперт по трудовому праву Александр Южалин.

В современном мире немало технических возможностей, позволяющих упростить работу в различных областях деятельности компании. Одна из них - возможность использовать электронную подпись при ведении документооборота компании (в частности, кадрового документооборота).

Правила использования электронной подписи определяет Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон №63 -ФЗ). Так, согласно статье 5 данного закона, электронная подпись разделяется на:

  • простую электронную подпись;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись;
  • усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом .

К такой подписи нет специальных требований, и по сравнению с остальными видами электронных подписей она действительно признается самой простой.

Для усиленных подписей (квалифицированной и неквалифицированной) пдействуют более строгие правила. По закону, такая подпись:

1) должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) должна создаваться с использованием средств электронной подписи.

Между квалифицированной и неквалифицированной подписями есть единственное, но принципиально важное различие:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате.

То есть, подлинность такой подписи признается в том случае, если авторство ее подтверждается официальным документом (электронным или бумажным), выданным аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти.

Соответственно от того, какую подпись намерен использовать работодатель, зависит сложность процедуры ее получения, а также стоимость такой процедуры.

Остановимся подробнее на возможности в принципе использовать такую подпись как альтернативу собственноручной подписи.

Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, заверенного электронной подписью . Следовательно, первичные учетные документы могут заверяться электронной подписью.

Кроме того, проставлять электронную подпись можно во всех случаях, не запрещенных законодательством.

Важно учитывать, что электронный документ, заверенный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью, когда такая возможность предусмотрена федеральными законами или же соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, между работником и работодателем).

Соответственно, в большинстве случаев работодателю необходимо заключить с работниками соответствующее соглашение, где указать все необходимые условия использования простой или неквалифицированной электронной подписи.

Например, к обязательным условиям можно отнести (ст.9 Закона №63 -ФЗ):

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Кроме того, можно согласовать и другие условия: перечень документов, при подписании которых используется такая подпись; дополнительные требования к электронному документу и прочее.

Итак, делаем вывод: когда отсутствует необходимость ставить именно «живую» подпись, стороны трудовых отношений могут подтвердить взаимные обязательства электронной подписью.

Однако остается вопрос, на каких кадровых документах категорически запрещается проставлять такую подпись?

Когда речь идет о трудовых отношениях, надо учитывать, что многие регуляторные акты, содержащие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители.

Так, Трудовой кодекс РФ, предусматривает жесткие требования к оформлению целого ряда кадровых документов.

Трудовой договор

  • согласно статье 61, ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
  • в соответствии с частью первой статьи 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Дополнительные соглашения к трудовому договору

  • согласно части третьей статьи 57 и статьи 72 ТК РФ, дополнительные соглашения к трудовому договору должны быть заключены в письменной форме.

Перевод на другую работу

  • допускается только с письменного согласия работника (статья 72.1 Трудового кодекса РФ)

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу

  • объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
  • по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Кроме того, в соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ работодатель до заключения трудового договора обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором .

Таким образом, если в законе сказано, что те или иные документы составляются в письменной форме и подписываются работниками, то необходима именно «живая подпись».

Унифицированные формы документов

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В большинстве перечисленных в нем документов предусмотрен раздел «личная подпись работника ». То есть, если работодатель составляет кадровые документы по образцам, утвержденным вышеуказанным Постановлением, работник должен подписывать их собственноручно.

Впрочем, стоит отметить, что большая часть данных унифицированных форм на сегодняшний день не обязательна к применению. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичной учетной документации, утвердив их приказом организации по основной деятельности.

При этом важно учесть, что новые формы должны отвечать требованиям, которые предъявляет статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, если разработанные формы локальных документов не будут предусматривать обязательной собственноручной подписи работника, а также если использование электронной подписи не противоречит требованиям законодательства РФ, работники могут ознакомиться с ними под электронную подпись.

Дистанционная работа

Как правило, удаленные сотрудники и работодатели обмениваются электронными документами через интернет. И вот тогда действительно возникает острая потребность в электронной подписи.

Трудовой кодекс допускает ознакомление работников с кадровыми документами под электронную подпись только при использовании дистанционного труда. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами может осуществляться путем обмена электронными документами с лицами, заключающего трудовой договор о дистанционной работе (абзац 5 статьи 312.2 ТК РФ).

Но внимание ! Хотя закон и разрешает заключить трудовой договор с удаленным сотрудником в электронной форме, работодатель все равно должен закрепить правоотношения на бумажном носителе! В течение 3 дней с даты фактического оформления трудовых отношений необходимо направить дистанционному работнику по почте (заказным письмом с уведомлением) составленный надлежащим образом бумажный вариант трудового договора и проследить, чтобы работник непременно вернул в компанию второй экземпляр, заверенный его собственноручной подписью.

И еще один важный нюанс. Трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование электронной подписи при подписании и (или) ознакомлении с кадровыми документами. Тем не менее, в некоторых случаях данный вариант невозможен по техническим причинам.

Потенциальные сотрудники должны ознакомиться с локальными нормативными актами до подписания трудового договора, то есть прежде чем будут официально приняты на работу в компанию. Получается, что для того, чтобы ознакомить кандидата на должность с внутренними документами, работодателю уже необходимо сделать для него электронную подпись.

Архивное хранение

Кроме того, все очень непросто с соблюдением архивного законодательства. У локальных нормативных актов, приказов по личному составу и основной деятельности есть определенные сроки хранения. Соответственно данные документы должны быть изготовлены на бумаге и иметь оригинальные подписи.

Учитывая требования законодательства РФ, принимая во внимание возможные риски при использовании электронной подписи, в частности при ознакомлении работников с локальными нормативными актами, сделаем итоговые выводы.

  1. Если законом предусмотрена обязанность составить документ в письменном виде, или ознакомить работника с документом под роспись, необходимо использовать именно собственноручную подпись работника.
  2. Логично, что в прочих случаях и случаях, прямо предусмотренных законодательством (например, при дистанционной работе), можно заверять документы электронной подписью.

Безусловно, электронный документооборот позволяет значительно снизить трудовые и временные затраты, необходимые для оформления бумажных документов. Но, к сожалению, пока мы не можем полностью отказаться от канцелярской системы. Ведь поспешная замена всех локальных нормативных актов на электронные вместо ожидаемой выгоды может обернуться серьезными неприятностями и послужить основанием для привлечения к административной ответственности.

Южалин Александр, консультант в группе компаний Валентины Митрофановой, ведущий специалист в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при оцифровке и автоматизации в перспективе?

Рассказывает Михаил Александров, аналитик компании DIRECTUM .

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

  1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).
  2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи" . Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

  • суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
  • допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

  • утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
  • ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
  • закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

  • регламент использования сотрудниками электронной почты;
  • сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
  • обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
  • пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

  • зоны ответственности и порядка работы УЦ;
  • правила использования ключей;
  • условия и средства формирования и проверки;
  • порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

  • порядок получения ключей ЭП;
  • где ее применять;
  • какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

  • это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
  • ее задача — однозначное определение подписанта;
  • есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
  • как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
  • организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.